Optimiert für die Arbeit mit studentischen Hilfskräften an Universitäten

Planmatic – Die digitale Personaleinsatzplanung

Planmatic ersetzt Excel-Listen und Zettelwirtschaft durch einen strukturierten, digitalen Einsatzplan – vom Schichteintragen bis zur fertigen Abrechnung.

Zum Login Funktionen entdecken

Digitaler Kalender

Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Schichten per Klick anlegen, verschieben oder anpassen.

Bedarf & Auslastung

Soll-Besetzung je Zeitfenster hinterlegen. Abdeckung wird direkt farbig signalisiert.

Geführter Schicht-Tausch

Schichten untereinander tauschen oder Änderungswünsche per Gegenvorschlag abstimmen.

Urlaub & Krankmeldungen

Urlaubsanträge mit Kontingent-Prüfung sowie sofort wirksame Krankmeldungen ohne Wartezeit.

Abrechnung nach §17 MiLoG

Soll-/Ist-Vergleich, automatische Pausenabzüge und unterschriftsfertige Monats- & Jahres-PDFs.

Kalender-Abo (iCal)

Eigene Arbeitszeiten als Abo-Link synchronisieren mit Google, Apple oder Outlook Kalender.

Aufgaben & Mobiles Arbeiten

Teams in mehrere Einsatzorte unterteilen (z. B. Beratung, Hotline) inkl. Option für Homeoffice.

Verträge & Vertragsanpassungen

Stunden ab einem Stichtag ändern: Soll, Urlaubsanspruch und Saldo werden tagesgenau anteilig neu berechnet – Urlaub und Krankheit zählen automatisch als Arbeitszeit.

Zweit-Sprache & Mandanten

Strikte Datentrennung für Fachbereiche sowie zweisprachige Oberfläche (Deutsch/Englisch).

Neu in Planmatic

Neu

Kalender horizontal & vertikal

Zeitachse waagerecht oder klassisch senkrecht mit einer Spalte je Person – jede Person stellt ihre Lieblingsansicht selbst ein.

Neu

Pausen im Blick

Pausen direkt in die Schicht eintragen – nur wo die Arbeitszeit es erlaubt. Sie fließen in Netto-Stunden und Abdeckung ein.

Neu

Gast in anderen Teams

Hilfskräfte zeitweise an andere Teams ausleihen – mit einem Vertrag und einem Stundenkonto, ohne doppelte Pflege.

Neu

Hilfe, die man findet

Durchsuchbarer Funktions-Index von A bis Z, häufige Fragen und kurze (i)-Erklärungen direkt an den Feldern.

Neu

Handbuch & Schulung im Tool

Bebildertes Handbuch und Schulungskonzept direkt in Planmatic – je Rolle mit Übungen für Team-Mitglieder, KeyUser und KeyAdmins, auch zum Ausdrucken.

Neu

Einladen per Link & QR-Code

Neue Hilfskräfte registrieren sich über den Einladungslink ihres Teams – im Teammeeting einfach den QR-Code scannen lassen und freigeben.

Neu

Pakete, die mitwachsen

Von der einzelnen Abteilung bis zur ganzen Hochschule. Laufzeit und Nutzung jederzeit im Blick – wächst ein Team über das Paket hinaus, läuft alles normal weiter.

Neu

Sicher getrennt

Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Alle Seiten wurden auf diese Trennung geprüft – Grundlage für den Einsatz an mehreren Einrichtungen.

Neu

Online-Schulung mit Abschluss

Sieben kurze Module mit Übungen in der Live-Demo und Wissensfragen – am Ende steht „Schulung bestanden“. KeyUser laden per Klick ein und sehen nur den Stand, keine Punktzahlen.

Neu

Urlaub stornieren

Pläne ändern sich: Genehmigter Urlaub lässt sich zurücknehmen – der KeyUser bestätigt die Stornierung, Urlaubskonto und Kalender stimmen sofort wieder.

Neu

Live-Demo für Schulungen

Ein Schulungslink oder QR-Code öffnet die Demo für alle Teilnehmenden – ohne Anmeldeformular, bis zu einem festen Datum. Einladungen per E-Mail, ohne Adressen zu speichern.

Neu

Ohne Drittanbieter

Schriften, Symbole und Bilder kommen vom eigenen Server – keine Verbindung zu externen Diensten, keine Tracking-Cookies. Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

Workflow & Automation im Detail

Planung

Wiederkehrende Schichten

Feste Vorlagen für Wochentage anlegen und per Klick auf beliebige Monate anwenden.

Sicherheit

Smarte Benachrichtigungen

Automatische Mails bei Unterbesetzungs-Warnung, Schichterinnerungen am Vortag und Anträgen.

Mobile

100% Mobile Browser ready

Keine App-Installation nötig. Optimierte Touch-Bedienung auf Smartphones und Tablets.

Abrechnung

Pausen- & Arbeitszeitregeln

Automatische Prüfung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten und Pausenabzüge – eingetragene Pausen ersetzen den pauschalen Abzug.

Protokoll

Lückenloses Protokoll

Das Protokoll hält jede Änderung mit Vorher- und Nachher-Wert fest, dazu den Anmeldeverlauf. Die Einträge werden nach festen Fristen automatisch gelöscht.

Rollen

Klare Rollen & Rechte

Team-Mitglied, KeyUser, KeyAdmin und Administrator: Jede Rolle sieht und darf nur, was sie für ihre Arbeit braucht.

Rechte & Rollen auf einen Blick

Team-Mitglied / Student

  • Registrierung per Einladungslink
  • Arbeitszeiten eintragen (Entwurf/OK)
  • Änderungs- & Löschanträge stellen
  • Urlaub beantragen, stornieren & Krankmeldung
  • Schichten untereinander tauschen
  • Auch als Gast in anderen Teams eintragen
  • iCal-Abo & PDF-Abrechnung abrufen
  • Online-Schulung absolvieren

KeyUser

  • Einsatz- & Personalbedarf planen
  • Schichten & Entwürfe freigeben
  • Urlaubs- & Tauschanträge bestätigen
  • Aufgaben & Ruhetage festlegen
  • Team-Mitglieder & Verträge verwalten
  • Vertragsanpassungen & Gast-Einsätze
  • Team per Link oder QR-Code einladen
  • Zur Online-Schulung einladen & Stand sehen

KeyAdmin

  • Teams & KeyUser verwalten
  • Gesamte Urlaubsübersicht einsehen
  • Monatsübersichten aller Teams
  • Eigene Registrierungen freigeben
  • PDF-Vorgaben zentral steuern
  • Lizenz, Laufzeit & Nutzung im Blick

Administrator

  • Systemweite Organisationseinheiten & Teams
  • Feiertags-Kalender verwalten
  • Zentraler Login- & Sicherheitsverlauf
  • Systemweiter Vollzugriff
  • Sicherheitsnetz bei Vertretung

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Kontakt

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